En mayor o menor medida toda empresa realiza el ejercicio de presupuestar los objetivos que se marca para el futuro, que clientes quiero tener, que ventas me van a reportar estos clientes, que gastos me va a suponer mantener este tipo de negocio, que inversión tengo que realizar, ¿como la voy a financiar?… son preguntas básicas que nos hacemos cuando tenemos o estamos pensando en tener un negocio. Todo director y alto directivo de una empresa se plantea objetivos, le podemos dar mayor o menor formalizar, nomenclatura más o menos profesional, etc pero en esencia son reflexiones que todo empresario debe realizar y además de forma periódica.
Más que la necesidad de realizar o no un presupuesto, creo que lo más adecuado es preguntar para qué se realiza ese presupuesto.Desde una microempresa hasta una gran empresa reflexiona hacia donde quiere marcar su rumbo y como va a lograr llegar a él. En unos casos se traduce en una simple reflexión mental por parte del gerente y en otros casos se realiza de forma más estructura y plasmada en un documento que dé respuesta a este tipo de preguntas y reflexiones. Podríamos pensar que realizar un presupuesto detallado, plasmado en un documento adecuado, con herramientas informáticas adecuadas, colores, gráficos, etc. puede ser mejor y más útil para la empresa, pero en realidad, no tiene porque ser así.
La verdadera importancia del presupuesto no es el cómo sino el sentido, es decir, para qué hacemos el ejercicio de presupuestar. Por supuesto que los colores, gráficos, iconos, etc ayudan a visualizar estos números, ratios, KPI`s… pero no por ello tenemos el éxito asegurado.
El presupuesto debe tener un fin estratégico y táctico. Estratégico porque debe estar alineado con los valores de la empresa, si somos una empresa comercializadora nuestro presupuesto estará basado en la estructura de este tipo de empresas, si nuestra empresa es industrial tendrá una estructura diferente, empresas escalables, startup, etc. Puede haber tantas estrategias como empresas y por tanto estructuras presupuestarias distintas. Y por supuesto componentetáctico porque es la herramienta clave para traducir esta estrategia (por lo general abstracta), en algo tangible, medible y enfocado al día a día de la empresa.
Otra de las virtudes a mi criterio que presenta el presupuesto es su carácter colaborativo. Para que un presupuesto funcione debe ser consensuado con los responsables de cada departamento. Deben implicarte tanto en la conformación de los objetivos de su departamento como en la ejecución de las acciones que se deriven del análisis presupuestario.
Pero sin duda el gran poder del presupuesto es el análisis periódico que debe realizarse para determinar si estamos cumpliendo los objetivos marcados, planificar y ejecutar medidas correctoras para finalmente cumplirlo. Esto no depende de lo “bonito” que sea el presupuesto, depende de la predisposición del equipo directivo a entender que la buena ejecución de esta herramienta es la verdadera ventaja competitiva en cuanto a gestión y el verdadero juez de la buena gestión empresarial.
Autor: Alfonso J. López Marín
